E-Rechnung ab 2027: Was kleine Betriebe jetzt wissen müssen
In zwei Monaten beginnt für die ersten Betriebe die Pflicht, E-Rechnungen zu verschicken. Viele kleine Betriebe sind unsicher, ob sie schon dran sind und was sich im Alltag ändert. Hier das Wichtigste in einfachen Worten. Den genauen Fall Ihres Betriebs klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine Rechnung als PDF. Sie enthält die Daten wie Lieferant, Betrag und Steuer in einem festen Format, das ein Programm direkt lesen kann. Die bekanntesten Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist eine reine Datendatei, die man ohne passendes Programm kaum lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die Daten zusätzlich eingebettet sind.
Der Zeitplan
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein Mail-Postfach reicht dafür.
- Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss an andere Unternehmen E-Rechnungen schicken.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen. Papier- und PDF-Rechnungen an Firmen sind dann vorbei.
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Ausgenommen sind außerdem kleine Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen.
Was sich im Büro ändert
Beim Empfangen
Immer mehr Lieferanten schicken E-Rechnungen. Eine XRechnung können Sie nicht einfach ausdrucken und abheften. Sie brauchen ein Programm, das sie anzeigt, und Sie müssen die Originaldatei aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck.
Beim Schreiben
Ihre eigenen Rechnungen müssen spätestens ab 2028 in einem dieser Formate rausgehen. Viele Rechnungsprogramme können das schon. Wer Rechnungen noch in Word oder Excel schreibt, sollte jetzt umsteigen.
So bereiten Sie sich vor
- Mit dem Steuerberater klären, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag.
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
- Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen festlegen, damit nichts im Postfach untergeht.
- Klären, wo die Originaldateien sicher abgelegt werden.
Die gute Nachricht
Für eine Automatik ist die E-Rechnung ein Geschenk. Die Daten stehen schon sauber in der Datei und müssen nicht mehr abgetippt oder von einem Foto gelesen werden. Eine Belege-Automatik holt die Rechnungen aus dem Postfach, liest sie aus, prüft sie, legt die Originaldatei ab und sortiert alles für den Steuerberater. Wie das im Alltag aussieht, steht in Belege automatisch für den Steuerberater sortieren. Pakete und Preise finden Sie auf odysseeki.com/buero-automatik.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem festen, maschinenlesbaren Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu.
Muss ich als kleiner Betrieb schon 2027 E-Rechnungen verschicken?
Nur wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Sonst dürfen Sie bis Ende 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, ab 2028 nicht mehr.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.
Was ist mit Kleinunternehmern?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem, wie alle anderen Betriebe auch.
E-Rechnungen sollen sich von selbst sortieren?
In 20 Minuten schauen wir, was bei Ihnen ankommt, und Sie bekommen einen Festpreis.