Belege automatisch für den Steuerberater sortieren: So geht das im kleinen Betrieb

Die Rechnung vom Großhandel liegt im Postfach, der Tankbeleg im Auto, die Quittung vom Baumarkt in der Jackentasche. Am Monatsende fragt der Steuerberater nach, und dann beginnt die Suche. In vielen kleinen Betrieben kostet das jeden Monat mehrere Stunden, meist abends oder am Wochenende.

Das lässt sich heute fast komplett automatisch erledigen. Nicht mit einer neuen Buchhaltungssoftware, sondern mit einem Ablauf, der an das andockt, was Sie schon nutzen: Ihr Mail-Postfach und den Ordner, den Ihr Steuerberater abholt.

Was eine Belege-Automatik genau macht

1. Rechnungen einsammeln

Die Automatik schaut regelmäßig in Ihr Postfach und nimmt jede Rechnung mit, die als Anhang kommt. Papierbelege fotografieren Sie mit dem Handy und schicken das Foto an eine feste Adresse. Mehr müssen Sie nicht tun.

2. Daten auslesen

Aus jeder Rechnung werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag gelesen. Bei E-Rechnungen stehen diese Daten schon maschinenlesbar in der Datei, bei PDFs und Fotos liest eine KI sie aus.

3. Prüfen

Ist die Rechnung doppelt da? Passen Netto, Steuer und Brutto zusammen? Fehlt eine Rechnungsnummer? Was nicht stimmt, landet auf einer kurzen Liste, die Sie sich in zwei Minuten ansehen. Alles andere läuft durch.

4. Sortieren und bereitlegen

Jede Rechnung bekommt einen einheitlichen Namen, zum Beispiel Datum, Lieferant und Betrag, und landet im richtigen Monatsordner. Ihr Steuerberater findet alles an einer Stelle, statt nachfragen zu müssen.

Was bei Ihnen bleibt

Papierbelege fotografieren und ab und zu die Liste mit unklaren Fällen ansehen. Buchen, Steuern und Beratung bleiben beim Steuerberater. Die Automatik ersetzt ihn nicht, sie sorgt nur dafür, dass er vollständige Unterlagen bekommt.

Wichtig: Die Originale bleiben erhalten. Belege müssen Sie weiter aufbewahren, die Automatik legt nur sortierte Kopien und die Daten dazu ab. Wie lange und in welcher Form Sie aufbewahren müssen, klärt im Einzelfall Ihr Steuerberater.

Warum gerade jetzt: die E-Rechnung

Ab 2027 müssen die ersten Betriebe E-Rechnungen verschicken, ab 2028 alle. Damit kommen immer mehr Rechnungen als Datei, die ein Mensch ohne passendes Programm gar nicht lesen kann. Für eine Automatik ist das ein Vorteil, denn die Daten sind schon drin. Was genau sich ändert, steht in unserem Beitrag E-Rechnung ab 2027: Was kleine Betriebe jetzt wissen müssen.

Läuft das wirklich?

In unseren eigenen Betrieben hat die Automatik bisher 42 Rechnungen gelesen und 92 Prüfungen bestanden. Eingerichtet ist so ein Ablauf nach ein bis zwei Wochen.

Was es kostet

Die Belege-Automatik kostet bei uns 490 € einmalig für die Einrichtung und danach 49 € im Monat für Betrieb und Wartung, monatlich kündbar. Wer zusätzlich Anfragen und Angebote automatisieren will, nimmt das Büro-Paket. Alle Pakete stehen auf odysseeki.com/buero-automatik.

Häufige Fragen